4. Februar 2020 | Expo & Event Marketing, inside stories, Interview

Logistik-Abteilung der Messe Düsseldorf: Organisationstalent im Einsatz

Aufbau, Laufzeit, Abbau – das sind drei Begriffe, die vor während, und nach einer Messe viel Organisation bedeuten. Kristian Schütt, Referent für Veranstaltungstechnik und Logistik und verantwortlicher Logistiker für die EuroShop 2020, erzählt im Interview, was während einer so großen Veranstaltung für ihn und sein Team anfällt, wann die heiße Phase beginnt wann er schmunzelt und schweigt und gibt Tipps für anreisende Aussteller.

Profilbild von Kristian Schütt

Messe Düsseldorf/c.tillmann

Welche Aufgaben hat die Logistik-Abteilung der Messe Düsseldorf?
Kristian Schütt: Wir stellen sicher, dass die Voraussetzungen für geregelten Aufbau, Laufzeit und Abbau einer Messe gegeben sind. Hierfür arbeiten wir eng mit externen Partnern wie der Rheinbahn, dem Flughafen, der Stadt oder den Messe-Spediteuren zusammen. Zusätzlich müssen wir auf Großveranstaltungen wie Fußballspiele in der benachbarten Arena Rücksicht nehmen und geben dem jeweiligen Messe-Projekt Hilfestellung in Logistik- und Verkehrsfragen.

Was gibt es während einer Messe zu tun?
Während der Veranstaltung liegen unsere Aufgaben in der Beobachtung der Verkehre im, am und um das Messegelände: Individualanreise der Aussteller, Füllung der Parkbereiche auf und um das Messegelände, Kontrolle der Parkkarten und Ausstellerausweise oder auch die Regelung der Pfandeinfahrt gegen Kaution für Fahrzeuge, die nur kurz aufs Gelände fahren wollen, um zum Beispiel Catering anzuliefern. Außerdem beobachten wir die Eingänge und die Anreise mit Reisebussen, der U-Bahn oder Taxen. Im Bedarfsfall können wir mit der Steuerung der Shuttlebusse den Besucherstrom auf die Eingänge entlasten oder fördern, damit die Hallen gleichmäßig gefüllt werden.

Wie schafft man es, dass bei einer so großen Ausstellermenge wie auf der EuroShop nicht komplettes Chaos ausbricht?
Für eine geregelte Anreise arbeiten wir neben Festbeschilderung an Straßen, Autobahn und Parkplätzen mit temporären Beschilderungen, um Parkbereiche und Parkplätze explizit auszuloben. Im Vorfeld werden Shuttlebusrouten geplant und Aussteller- sowie Besucherzahlen mit der Rheinbahn abgesprochen. Auch die Taxiinnung wird von uns informiert, welche Eingänge anzufahren sind. Großen Ausstellern, die mit viel Standpersonal noch Düsseldorf kommen, werden für Reisebusse eigene Einfahrtstore geöffnet.

Ein Messegerüst wird aufgebaut

Messe Düsseldorf/c.tillmann

Wie laufen die Vorbereitungen für den Messeaufbau der EuroShop 2020 bisher?
Für die EuroShop 2020 läuft verkehrslogistisch alles nach Plan. Die Vorarbeit und Planung der Technik in den Hallen laufen auf Hochtouren und für die Anlieferung von Exponaten und Standbaumaterial werden schon Zeitfenster im LKW-Slotsystem F.I.R.S.T. gebucht, damit kein Zeitverzug in der Anlieferung entsteht. Dieses System ist 2019 eingeführt worden, um gerade bei kurzen Auf- und Abbauzeiten den Strom an Groß-LKW zu lenken und für kürzere Standzeiten zu sorgen. Die Menge an angefragten Parkkarten von Ausstellern ist, im Gegensatz zu 2017, auf sehr hohem Niveau.

Mit wie vielen Mitarbeitern ist die Logistik-Abteilung an den Messetagen vor Ort und was fällt an diesen Tagen noch an?
In der Regel besteht ein Logistik-Messeteam aus zwei Personen, die die ganze Veranstaltung planen und betreuen. Da wir uns zum Teil gleichzeitig im Verkehrsüberwachungsraum, auf dem Messegelände und bei der Messeleitung aufhalten müssen, haben wir eine kompetente Aushilfe für allgemeine Fragen in der Messeleitung. Auf dem Messegelände setzen bis zu 30 Verkehrsposten das Parkkonzept um. Auf den Außenparkplätzen ist die Verkehrswacht je nach Größe der Veranstaltung und Menge der Parkvorgänge mit bis zu 50 Personen im Einsatz.

Was fällt bei Ihnen noch an, wenn die Messe ihre Tore am letzten Tag schließt?
Wenn bei Ausstellern und Projekt die Korken knallen, beginnt für uns die heiße Phase, denn alles, was in acht Tagen aufgebaut wurde, muss nun in drei Tagen wieder abgebaut und abtransportiert werden. Neben etwa 1300 Abbaufahrzeugen, die ab 19 Uhr auf das Gelände einfahren, müssen wir in den ersten beiden Abbautagen Sorge dafür tragen, dass 1000 Groß-LKW beladen werden können.

Wenn Sie einmal zurückblicken: Gibt es auf vergangenen Messen in Düsseldorf ein Ereignis, dass Ihnen als Abteilungsleiter besonders in Erinnerung geblieben ist?
Bei bis zu 40 Veranstaltungen, 35.000 Ausstellern, 1.600.000 Besuchern pro Jahr gibt es viele besondere Erinnerungen, die einen manchmal verwundern, nachdenklich oder auch sehr stolz machen. Ich halte es da wie ein Gentleman: Ich schmunzle, aber schweige.

Ein Tipp von Ihnen: Worauf sollten Aussteller besonders achten, bevor Sie zur Messe Düsseldorf aufbrechen?
Wir sind immer auch ein wenig auf den Aussteller selbst angewiesen. Gerade am ersten Tag sind viele Aussteller, die mit dem eigenen PKW in Richtung Messegelände unterwegs sind, leider oft unvorbereitet. Parkkarten und Ausstellerausweise liegen im Kofferraum oder am Messestand. Trotz Beschilderung werden falsche Einfahrtstore angefahren. Deshalb mein Tipp, damit Sie einen guten Start in Ihre Veranstaltung haben: Bereiten Sie sich gewissenhaft vor. Alle wichtigen Informationen für Ihre Anreise finden Sie auf der EuroShop-Homepage im Bereich Ausstellerinfo unter „Verkehrsregelung“.

Interview: Katja Laska, EuroShop.mag-Team

Tags: EuroShop, Gebäudetechnologie, Live-Kommunikation, Logistik, Messeauftritt, Messebau, Messeinrichtung, Mitarbeiterkommunikation

Ähnliche Beiträge