Filialkommunikation und Personalstrategien in Krisenzeiten

Jeder Einzelne ist von der Covid-19-Krise betroffen. Doch in einem Bereich steht die Welt geradezu Kopf: im Einzelhandel

Die Pandemie hat das tägliche Leben von Milliarden von Menschen auf der ganzen Welt durcheinandergebracht. Insbesondere die Einzelhändler mussten in kürzester Zeit auf enorme Veränderungen, sowohl im sozialen als auch im wirtschaftlichen Umfeld, reagieren.

Lebensmittelgeschäfte, Supermärkte, Drogeriemärkte und Apotheken erlebten einen großen Ansturm, während auf der anderen Seite der Einzel- und Fachhandel mit Öffnungsbeschränkungen und zweistelligen Umsatzrückgängen zu kämpfen hat.

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Supermarkt-Mitarbeiter sind Helden in der Corona-Krise

Eines haben die Ereignisse der letzten Wochen gezeigt: Neben den Beschäftigten im Gesundheitswesen und in der Pflege sind die Beschäftigten im Einzelhandel die Helden dieser Krise.

Sie haben durch ihren Einsatz die Versorgung der Menschen sichergestellt. Sie haben Lastwagen beladen, Waren in Regale gestapelt, Einkaufswagen eingesammelt und Warenkörbe gescannt – und in dem Umfeld, das alle anderen möglichst vermeiden sollten, die Arbeit erledigt.

Welche Auswirkungen zeigen sich im Filialbetrieb?

Wir haben in den letzten Wochen mit Vertretern von Einzelhandelsunternehmen gesprochen und die Situation im Handel beobachtet. Dabei hat sich ein Thema abgezeichnet: Der Wunsch, mit dem Team in Verbindung zu bleiben.

In den meisten Einzelhandelsunternehmen gibt es eine gute Kommunikation und es gehört zur Strategie, Menschen so zu motivieren, dass alle an einem Strang ziehen.

„Mehr denn je brauchen Einzelhändler heute Real-time Lösungen, die einen wechselseitigen Dialog mit klaren Umsetzungsmaßnahmen ermöglichen,“ erklärt Dave Lancefield, Senior Vice-President EMEA von Reflexis.

Doch das Filialmanagement steht heute vor völlig neuen Herausforderungen, wenn man sich überlegt: Wann war es das letzte Mal, dass ein Geschäft länger als einen Tag schließen musste? Oder wann wurden jemals die Öffnungszeiten in einem gesamten Einkaufcenter geändert? Oder völlig neue Reinigungsvorgänge eingeführt?

Unter normalen Umständen passieren solche Änderungen alle paar Jahre, nachdem sie monatelang geplant und umgesetzt wurden. Jetzt mussten viele Einzelhändler diese in kürzester Frist umsetzen.

Auch der Arbeitsmarkt für Einzelhandelsmitarbeiter hat sich quasi über Nacht gewandelt, mit volatilen Parametern bei Verfügbarkeit, Nachfrage und Arbeitszeiten. Derzeitige Herausforderungen an Einzelhändler sind unter anderem:

• Supermärkte suchen händeringend neue Mitarbeiter – und stellen viele Aushilfen ein. Doch wie gelingt ein schnelles Onboarding dieser Mitarbeiter? Wie kann man sie optimal einplanen?
• Einzelhändler spielen Szenarien durch, in denen sie sich darauf vorbereiten, dass ein großer Prozentsatz ihrer Teams an Covid-19 erkrankt. Wie kann man die Personaldecke aufrechterhalten und rechtzeitig Risiken erkennen und darauf reagieren?
• Erfahrene Mitarbeiter lassen Tätigkeiten ruhen, um neue Teammitglieder im Onboarding anzuleiten oder um wichtige Aufgaben zu übernehmen. Wie kann man diese Aufgaben vereinfachen, um Mitarbeitern und den Filialen die Umsetzung zu erleichtern?

Welchen Nutzen bringen Technologien?

Die aktuelle Situation zeigt die Schwachstellen in der Mitarbeiterkommunikation. Selbst wenn es jetzt nicht an der Zeit ist, Technologiestrategien neu zu definieren: Covid-19 hat Auswirkungen. Und diese werden auch in den kommenden Jahren in Vorstandsentscheidungen einfließen.

Personalorientierte Technologien schaffen einen Mehrwert. Welchen Nutzen ziehen andere Unternehmen daraus? Diese Erfahrungen gehören in einen Post-Covid-Plan. Aspekte, die dabei wichtig sind:

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  Komplexität reduzieren: Eine Systemlandschaft mit diversen IT-Altlösungen ist ineffizient. Unterschiedliche Lösungen, mit Wochenpost, E-Mail und Messengern, verursachen großen Aufwand. Im Gegensatz dazu schafft ein mitarbeiterzentrierter digitaler Arbeitsplatz einen einzigen Zugang zu Kommunikation, Betriebsabläufen und Personaleinsatzplänen. Filialleiter und Mitarbeiter gewinnen wertvolle Zeit für geschäftskritische Aufgaben.

• Bessere Planung: Ohne eine wirksame Personaleinsatzplanung bleibt der Personaleinsatz eine Sache des Bauchgefühls. Die aktuelle Situation hat deutlich gemacht, wie komplex diese Aufgabe in vielen Filialen ist, und wie wenig übersichtlich die Personalabdeckung und -verfügbarkeit für die meisten Abteilungen in der Zentrale ist. Effektive Entscheidungen in einer sich schnell entwickelnden Situation zu treffen, ohne eine Übersicht über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, ist eine große Herausforderung. Moderne Workforce-Management-Lösungen ermöglichen durchgängige Planung, Personaleinsatzplanung und helfen die Personalkosten zu optimieren. Durchschnittlich reduziert sich der Zeitaufwand für das Management dieser Prozesse um 75 Prozent.
• Effektiv kommunizieren: In Krisenzeiten ist eine wechselseitige Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern unerlässlich. Einzelhändler brauchen eine Lösung, mit der Mitarbeiter leicht mitteilen können, wie ihre Arbeitsfähigkeit und ihre Schichtverfügbarkeit in den Filialen ist oder ob sie wegen Krankheit fernbleiben müssen. Mitarbeitern muss es möglich sein, unkompliziert und sicher mit ihren Kollegen oder Vorgesetzten in Echtzeit zu chatten. Die Führungsebene muss die Mitarbeiter mit Updates direkt per Mobilgerät auf dem Laufenden halten können, damit alle Mitarbeiter, egal, ob sie in der Filiale sind oder den Arbeitsort gewechselt haben, in Verbindung und auf dem Laufenden bleiben.
• Gute und konsistente Ausführung: Der Erfolg im Umgang mit Covid-19 wird ein Marathon, kein Sprint. Der Filialbetrieb muss sich ständig weiterentwickeln. Lösungen, durch die zielgerichtete Real-time Kommunikation mit Umsetzungskontrolle und Feedback möglich ist, bieten dabei großen Mehrwert. Nicht nur beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei der Einführung neuer Reinigungsroutinen – Transparenz und Umsetzungskontrolle machen allen Beteiligten das Leben leichter.

Wir danken allen Mitarbeitern im Einzelhandel für ihren mutigen Einsatz, ihre Unterstützung und ihre Überstunden in diesen Zeiten des Wandels.

Besuchen Sie unser Online-Seminar am 18. Juni um 11.00 Uhr: Filialkommunikation in Krisenzeiten

Sie erfahren:

• Wie können Sie bei Anlauf und Shutdown Ihre Mitarbeiter und Kollegen schneller und besser informieren?
• Welche Technologien unterstützen Sie bei der Kommunikation zwischen Führung und Mitarbeitern?
• Wie vereinfachen Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter?
• Wie können Sie Schutz und Sicherheit für Ihre Mitarbeiter und Kunden mit hoher Priorität verfolgen?

Das Online-Seminar ist kostenfrei und findet als Digital Talk einmalig am 18. Juni 2020 von 11.00 Uhr bis 12.00 Uhr statt. Melden Sie sich hier gleich an!

Über Reflexis

Reflexis ist führender Anbieter von Realtime-Filialkommunikation und Workforce-Management-Lösungen. Mehr als 275 globale Handelsunternehmen vertrauen auf Reflexis, um ihre Filialarbeit zu vereinfachen, Personalkosten zu senken und auf Filialebene die Umsetzung zu verbessern.

Reflexis ONE ist unsere cloudbasierte Realtime-Plattform. Sie unterstützt Handelsunternehmen, Prozesse in den Filialen zu kontrollieren und die Kommunikation mit der Zentrale und den Bereichsleitern zu verbessern, was in deutlichen Kosteneinsparungen, höherer Produktivität und in einem besseren Kundenservices resultiert.

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